Online Slim Vergaderen

Online Slim Vergaderen

Inspirerende & creatieve recepten voor beter overleg en optimale besluitvorming (ook online)!

Waarom zou je beter leren online te vergaderen? 

Meetings en vergaderingen geven zelden voldoening. Belangrijke discussiepunten blijven onbeslist, niet alles wordt besproken, er worden halve oplossingen gesuggereerd, niet iedereen participeert en het gedrag van sommige mensen is bijzonder storend. Meestal nemen de meetings veel te veel tijd in beslag door een gebrek aan structuur. Nu hebben we nog een extra factor waar we rekening moeten mee houden.

Online meetings zijn we nog helemaal niet gewoon. We zijn er met de coronacrisis ingeworpen en hebben al doende geleerd om online te vergaderen op basis van een buikgevoel. Nu we ontdekken dat er naast de uitdagingen ook heelwat voordelen bestaan is het tijd om het online vergaderen te professionaliseren. Waar liggen de uitdagingen? Wat kan ik anders of beter doen? Welke structuur kan ik volgen zonder hierbij terug naar de oude stijl van het probleemgericht vergaderen te gaan? Welke structuur sluit aan bij een meer agile manier van werken? 

“Probleemgericht vergaderen” heeft zijn dienst bewezen en is niet meer geschikt voor de complexiteit van ons werk en de huidige manier van samenwerken.

Waarom u online anders moet vergaderen

Er zijn 3 soorten competenties nodig voor online vergaderen: technische en communicatieve vaardigheden maar bvb. ook de vaardigheid om goed te structureren en te plannen. Een werkvergadering of projectoverleg kan online niet op dezelfde manier verlopen. Dat is duidelijk. Er zijn technische hulpmiddelen voor nodig. Enerzijds het medium waarin je elkaar ontmoet en je elkaar ziet en hoort: Teams, Google Meet of Zoom zijn hier goede voorbeelden van. Anderzijds is er een digitaal whiteboard om ideeën te visualiseren zoals Mural en Miro. 

Over communicatie is al veel gesproken. Laten we het eenvoudig maken door de kortste communicatietraining ter wereld aan te bieden. Maar daarmee heb je nog geen gezonde vergaderstijl. Daar is een doordacht vergadermodel voor nodig.

Het nieuwe vergadermodel: creatieve overlegvormen tot besluitvorming

Het FEARED-vergadermodel helpt om boven tafel te krijgen wat boven tafel moet komen zonder het probleem van emotionele obstakels, kibbelen en inefficiënte vergaderingen. Daarnaast bieden we een rits aan creatieve werkvormen aan die allemaal hetzelfde gemeen hebben: ze zijn laagdrempelig, onmiddellijk toepasbaar, ze hebben een ‘fun’-factor, ze houden de betrokkenheid hoog en houden de energie in een groep. Ze helpen bij het maken van de juiste keuzes.

‘Praktisch toepasbaar en oplossingsgericht’ is de leidraad doorheen deze workshop. Verder wordt ze doorspekt met tips hoe je op een succesvolle manier een overleg faciliteert en deelnemers in beweging krijgt. Wat werkt en wat werkt niet? Je ondervindt het in de praktijk door ook zelf de technieken te gebruiken.

Doelstelling

  • Hoe wordt mijn onlinevergadering een vergadering waar gedragen besluiten worden genomen en waar efficiënt en plezierig wordt gewerkt?
  • Wanneer we online in groep samen komen, hoe krijgen we de focus op wat voor iedereen belangrijk is, en hoe gaan we om met onderwerpen die alleen voor een subgroep belangrijk zijn.
  • Het meer interactief maken van een vergadering? Hoe doe je dat?
  • Hoe krijg ik uit veel ideeën/standpunten snel een gedragen overzicht/standpunt zonder lange emotionele vergaderingen.
  • Hoe prioritiseer ik efficiënter de to do’s?

Doelgroep

Wij richten ons met deze opleiding naar iedereen die binnen zijn/haar team online wilt vergaderen of overleggen en op een efficiënte manier een echte dialoog wilt krijgen. Dat kunnen leidinggevenden/coördinatoren zowel als projectleiders, begeleiders, aankoop-, verkoop-, kwaliteits-, marketing-, communicatie- als ICT-verantwoordelijken zijn.

Programma

  • 5 mogelijke doelen van het overleg
  • Het verschil tussen klassiek vergaderen en het nieuwe vergaderen
  • De kenmerken van een online vergadering
  • De 3 noodzakelijke competenties voor een goede online vergadering
  • Het onderscheid tussen Operationeel, Tactisch en Strategisch overleg
  • De nieuwe vergaderstructuur: de FEARED meeting diamant
  • De kortste communicatietraining ter wereld
  • Hoe krijg ik introverte mensen mee?
  • Omgaan met moeilijke situaties tijdens vergaderingen
  • Werkvormen die dialoog bevorderen & ideeën genereren

Methode

Vooraf volgen deelnemers een zelfstudiemodule op hun eigen tempo. Ieders vragen en reacties worden gedeeld op een online whiteboard. We blijven niet stilstaan bij de theorie maar oefenen de werkvormen ook in tijdens de live online workshop.

  • Zeer interactieve workshop waarbij er ruimte is om te experimenteren en ervaringen te delen met de rest van de groep
  • Deelnemers werken ook online in subgroepen aan opdrachten
  • Deelnemers nemen ofwel zelf de facilitatorrol op of leren door te observeren 
  • We werken waarderend en oplossingsgericht

Liever op maat tot actie komen?

Ben je geïnteresseerd in dit traject maar eerder in een maattraject, stuur gerust een bericht naar info@dynamo.be

Meer info over de open workshops?

  • Dit is een onlinetraining die in totaal 6 uur in beslag neemt
  • Een week voor de opleiding krijg je een toegang tot de zelfstudiemodule (+/- 1 uur)
  • De dag van de opleiding verloopt als volgt:
    • 10.00 - 12.30 u. = module 1
    • 14.00 - 16.30 u. = module 2
  • Prijs: 495 € per persoon (excl. 21% BTW) 
  • Najaarstraining 2020 gaat door op 15 december, voorjaarstraining 2021 gaat door op 11 mei
  • Voor meer info: mail ons op info@dynamo.be

Inschrijven?

Wil je nu inschrijven? Kalender