Het nieuwe vergaderen

op 19/08/2015
  • vergadering

Meetings en vergaderingen geven vaak een onbevredigd gevoel. Niet alle punten worden besproken, er worden halve oplossingen gesuggereerd, niet iedereen participeert, etc. Volgens HR Square vinden 8 op de 10 HR-managers het overleg niet productief . We vergaderen nog steeds oubollig terwijl iedereen het heeft over Het Nieuwe Werken. Onderzoek staaft deze stelling. Rogelberg en zijn collega’s laten in een onderzoek uit 2010 zien dat de tijd gespendeerd aan een vergadering de laatste jaren stijgt. Werknemers vergaderen gemiddeld 6 uur per week, managers tot 23 uur per week. Vaak wordt de kwaliteit van deze vergaderingen als slecht ervaren, worden de vergaderingen als niet productief gezien en blijven andere belangrijke taken erdoor liggen. Een oplossing hiervoor is om niet meer in de gebruikelijke vergaderzaal, maar op informelere plaatsen te vergaderen. Mark Viane, directeur VDAB, toont aan in een artikel van MARK Magazine dat je door staand te vergaderen of door een wandeling in de natuur meer dynamiek in de vergadering krijgt. Dit geeft een nieuwe frisse kijk op vergaderen.

Waarom niet alleen de vergaderplaats, maar ook de manier van vergaderen innoveren? Door wat meer fun en interactie in je vergaderingen te stoppen, haal je rendement uit al je deelnemers, verhoog je de efficiëntie en haal je simpelweg betere resultaten. Interactieve teamconversaties zijn een nieuwe reeks van methodes op basis van scrum & agile die je kan toepassen tijdens vergaderingen. Affinity mapping is één vorm waarbij je denkpatronen kan ontdekken in de groep. Het is een methodiek om orde te scheppen in de hoeveelheid aan ideeën om een beter overzicht te krijgen. Om ieders mening te horen, ook die van de introvertere collega’s, kan je breinschrijven toepassen. Laat ideeën ontstaan voordat ze bekritiseerd kunnen worden, ga snel in de diepte en bouw hierop verder met de groep. Andere vormen zijn empathy mapping, zeilboot, how now wow,…

Vergaderen moet niet meer duf en ouderwets gebeuren, het kan anders. Door nieuwe methodes te gebruiken die geleid worden door een goede facilitator in een toffe en ontspannen sfeer kan aan ‘vergaderen’ een hele nieuwe betekenis worden gegeven. Het Nieuwe Vergaderen past op die manier perfect in Het Nieuwe Werken.

Ga naar Dynamo voor meer informatie over interactieve teamconversaties